AlfredAlfred förbereder arbetet. Du godkänner det.
Varje timme läser Alfred det som har kommit in, kopplar det till rätt kund, arkiverar det och förbereder vad som ska göras. Allt börjar med en sak: att känna ditt företag.
Företagets «andra hjärna»
Alfred håller ihop allt som annars bara finns i ägarens huvud: vem varje kund är, öppna projekt, offerter, leverantörer, personer du litar på. Den utgår från det du redan har: ditt CRM i Excel, kundkort, projektmappar, kontakter.
- Importerar kontakter och projekt från Excel, CSV och dina kundkort.
- Lär sig hur du skriver av hur du rättar texterna.
- Lär sig dina regler av en mening: «skriv aldrig till Rossi på lördagar».
- Håller kundkorten uppdaterade av sig själv: daterade anteckningar, nästa steg, senaste kontakt.
Ett kundkort: projekt, offert, nästa steg, historik. Exempeldata.
Hela historiken för varje kund, på ett ställe
Varje mejl, varje WhatsApp, varje röstmeddelande och varje samtalsutskrift från en kund hamnar i kundens dagbok, i datumordning. För varje post hittar du de ursprungliga orden, vad Alfred har förstått (även när röstmeddelandet var rörigt), viktiga datum och siffror och det som behöver redas ut.
Foton, ritningar, PDF:er och bilagor sparas i kundens mapp med datumet först. Även meddelanden från kollegor och det tekniska kontoret som rör flera projekt sorteras in i rätt dagbok.
- På en minut hittar du vem som sa vad, och när.
- Du ser direkt om information saknas eller om något inte stämmer.
- Inget raderas: rättelser läggs till.
Exempel med påhittade data.
På din dator och i molnet, ordnat på ditt sätt
Arkivet består av vanliga mappar och filer: du öppnar dem med vilket program som helst, även utan Alfred.
- Mapparna ligger på din dator; synkar du dem med Google Drive (eller en liknande tjänst) har du också en kopia i molnet, som extra säkerhet.
- Strukturen bestämmer vi tillsammans i början: per kund, per område, per år, med dina projektnummer.
- Har du redan ett arkiv använder Alfred det som det är och lägger bara till dagboken och de nya filerna.
- Filnamnen börjar med datumet: de sorterar sig själva och är lätta att söka i.
Du pratar med kunden. Alfred tar anteckningar och gör läxan.
Ge Alfred utskriften av samtalet, eller spela in ett röstmeddelande om vad ni pratade om, med kundens namn i titeln. Alfred läser det på din dator, kopplar det till kunden och förbereder, utifrån kundkortet och dokumenten i mappen:
- en sammanfattning av vad ni sa;
- en PDF med nästa steg, att skicka till kunden;
- meddelandena till kunden och, om du bad om det i samtalet, till kollegorna;
- de bokade tiderna, redan i kalendern;
- löftena som gavs, med sina deadlines.
Samtal med Marco Rigo, 12 minuter
«…fönstermåtten skickar jag på fredag, och för platsbesöket går torsdag klockan nio bra…»
Skrivna som du skulle skriva dem
För varje meddelande som behöver svar förbereder Alfred texten med hänsyn till kundens historik, öppna offerter, dina åtaganden och din stil. Du ser den bredvid meddelandet du fick, med motiveringen.
- Skicka och det går iväg, från din mejl eller din WhatsApp.
- Ändra och Alfred lär sig av rättelsen.
- Senare och det kommer tillbaka när du vill.
Ett föreslaget svar, rättat innan det skickas. Exempeldata.
Föreslår bara tider då du verkligen är ledig
När en kund ber om ett platsbesök, en visning eller ett samtal tittar Alfred i din kalender och på redan bokade tider och hittar lediga tider: de dagar och tidsintervall du väljer, med marginal före och efter andra åtaganden.
- I svaret föreslår den två alternativ, på olika dagar.
- Har kunden bett om «eftermiddagen» eller «efter kl. 17» väljer den tider som passar.
- När kunden bekräftar läggs tiden in i kalendern, och dagen före går påminnelsen ut, om du har slagit på den.
Exempel med påhittade data.
Du bestämmer självständigheten, en sak i taget
Inget går iväg utan ditt OK, tills du bestämmer något annat. Rutinuppgifter kan lämnas åt Alfred: vi väljer dem tillsammans och du slår på dem en i taget i inställningarna. Varje automatisk åtgärd finns kvar i loggen.
Viktig kommunikation
Svar till kunder, offerter, påminnelser, dokument: alltid med ditt godkännande.
Överenskommen rutin
- bekräftade bokningar i kalendern
- första svar till en ny kontakt
- «materialet mottaget, tack»
- påminnelse dagen före
- regelbunden uppföljning
Nyheter och problem
Ett viktigt mejl, en kund som inte svarar, en koppling som behöver återställas: du får veta det direkt, aldrig i tysthet.
Påminnelser och uppföljningar
Löften i mejl, chattar och samtal blir deadlines. Rätt dag påminner den dig om dina; har en kund inte skickat det som lovats ligger påminnelsen klar.
Kalender
En tid som bekräftas i en chatt, ett mejl eller en samtalsutskrift hamnar av sig själv i den egna kalendern «Alfred», bredvid dina.
Logg
Vad Alfred har gjort, dag för dag: skickade meddelanden, sparade filer, problem. För att kunna kontrollera när som helst.
Arbetsgrupper
I WhatsApp-grupperna för bygget eller teamet följer Alfred det som rör dig och säger till. Grupper med vänner och familj låter den vara.
Till rätt person
En beställning som kom på WhatsApp går till inköp via mejl. Alfred lär sig av dina konversationer vem som ansvarar för vad och förbereder meddelandet till dem.
Med bilagor
Foton, PDF:er och ritningar skickas med meddelandet. Innan du skickar öppnar du dem med ett klick och kontrollerar att det är rätt.
Ställ en fråga, som till en kollega
I fältet högst upp frågar du vad som helst om dina kunder och projekt, skriftligt eller med rösten: tryck på mikrofonen, prata, och Alfred förstår. Rösten skrivs ut på din dator, som WhatsApp-röstmeddelanden.
Alfred söker i meddelanden, samtal, kundkort, kalendern och dokumenten i mapparna (även ritningar och PDF:er), resonerar och svarar, och berättar varifrån informationen kommer.
- «Vad saknas för offerten till Rossi?»
- «När är jag ledig på torsdag för platsbesöket?»
- «Skriv ett meddelande till fönsterleverantören.»
Exempel med påhittade data.
Kopplas till det du redan använder
Du behöver inte byta verktyg eller vanor. Här är det som redan fungerar och det som kommer de närmaste månaderna.
Mejl
- Gmail och Google Workspacei dag
- Outlook och Microsoft 365kommer
- Andra e-postkonton (IMAP)kommer
Kalender
- Google Calendari dag
- Outlook och Microsoft 365kommer
- iCloud-kalenderkommer
Meddelanden och röst
- WhatsApp Businessi dag
- Utskrivna WhatsApp-röstmeddelandeni dag
- Röstmemon och inspelningari dag
Arkiv
- Mappar på datorni dag
- Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drivei dag
- Excel och CSV för kontakteri dag
Affärssystem och CRM
- Alfreds inbyggda CRMi dag
- Odooi dag
- Företagets CRM eller affärssystempå begäran
Dator
- Maci dag
- Windowskommer
Kommandon
- Sökfält och frågori dag
- Röstkommandoni dag
Arkiv i molnet: Alfred skriver i vanliga mappar; är de synkade med Google Drive, Dropbox, OneDrive eller iCloud Drive har du automatiskt också en kopia i molnet.
Vill du se det live?
På 20 minuter visar vi allt med ett exempelföretag.